Zo bereken je de personeelskosten voor jouw organisatie

Personeelskosten vormen een belangrijk onderdeel van het budget van een bedrijf of team. Inzicht in deze kosten kan je helpen besparingen te realiseren. Maar het is niet altijd even duidelijk waar deze kosten uit zijn opgebouwd. Van sociale premies en secundaire arbeidsvoorwaarden tot recruitmentkosten – alles tikt aan.

In dit artikel helpen we je inzicht te krijgen in de personeelskosten van zowel personeel in loondienst als je externe flexibele schil, om slimme keuzes te maken voor een optimale workforce. We lichten uit hoe personeelskosten zijn opgebouwd en geven handige tips om jouw personeelskosten te optimaliseren.

De onderdelen van personeelskosten

Personeelskosten bestaan uit de verschillende onderdelen die bij elkaar opgeteld laten zien wat een werker – vast, uitzend of flex – je daadwerkelijk kost. Een sterk team bestaat uit een vaste kern, aangevuld met een flexibele schil om in te spelen op veranderende bedrijfsbehoeften.

De samenstelling van het personeelsbestand kan variëren, net als de bijbehorende kosten.  De opbouw van personeelskosten verschilt per type werker. Zo zijn de kostenstructuren voor medewerkers in loondienst anders dan die van uitzendkrachten en freelancers, omdat elk type arbeidsrelatie andere kosten en verplichtingen met zich meebrengt. 

Personeelskosten eigen personeel

• Brutoloon: dit bedrag bestaat uit ongeveer 76% van de totale personeelskosten. Dit is opgebouwd uit het nettoloon, loonbelasting, premie volksverzekeringen en werknemerspremies pensioen.
• Verplichte overige personeelskosten: denk aan vakantiegeld (meestal 8% van het bruto jaarsalaris in Nederland), sociale verzekeringsbijdragen, pensioenpremies en toeslagen – afhankelijk van de cao. Dit is ongeveer 23% van de arbeidskosten.
• Bijkomende en indirecte kosten: Naast het basisloon en verplichte overige personeelskosten mag je ook zeker de bijkomende en indirecte kosten niet over het hoofd zien. Denk hierbij aan een dertiende maand, trainingen of bedrijfsuitjes, een auto van de zaak of een reiskostenvergoeding. Ook indirecte kosten, zoals tijd en middelen die de HR-afdeling besteedt aan werving, onboarding en personeelsbeheer zijn minder zichtbaar maar wel essentieel om mee te nemen. Dit is ongeveer 3 tot 10% van de totale arbeidskosten.

Al deze kostenposten dragen bij aan de totale personeelskosten en laten zien dat er meer komt kijken bij het aannemen van personeel dan alleen het uitbetalen van een salaris. Al deze kosten bij elkaar opgeteld bedragen gemiddeld 20 tot 40% van het brutosalaris. 

Personeelskosten uitzendkracht

Bij traditionele uitzendbureaus is het niet altijd duidelijk hoe tarieven zijn opgebouwd of welke marge het uitzendbureau hanteert. Dit kan zorgen voor oplopende en onverwacht hoge kosten. Kort gezegd bestaan de kosten uit twee delen, het brutosalaris inclusief de aanvullende en verplichte kosten en de omrekenfactor. Hieronder wordt dit verder toegelicht: 

• Brutoloon: is het salaris dat de uitzendkracht verdient voor belastingen en premies.
  
• Verplichte en aanvullende kosten: Dit zijn extra kosten boven op het bruto loon zoals, sociale premies, pensioenbijdragen en vakantiegeld (8%). Gemiddeld bedraagt dit ongeveer 25% van het bruto uurloon. Let wel op: deze kosten zijn een combinatie van wettelijke verplichtingen, cao-afspraken, de sector waarin de werknemer werkt, en specifieke bedrijfsomstandigheden. Ze kunnen per situatie en per uitzendkracht verschillen.
  
• Omrekenfactor uitzendbureau: Dit is een bedrag dat het uitzendbureau per uur rekent voor de uitzendkracht. Hier zit een breed scala aan overige personeelskosten inbegrepen, waaronder de winst van het uitzendbureau, administratieve kosten, ziekte- en verzuimrisico, opleidingen en andere operationele kosten. De omrekenfactor bij uitzendbureaus in Nederland ligt tussen de 2,3 en 2,9. Lees hier meer over de omrekenfactor.
  

Een voorbeeld van de berekening van de kosten voor een uitzendkracht is:

€15,50 + 3,87 (25%) x 2,3 (omrekenfactor) = € 44,56 per uur 

‍

Kosten freelancer

De kosten van een freelancer zijn, als je dit vergelijkt met personeel in dienst of een uitzendkracht, een stuk overzichtelijker. De kosten bestaan namelijk in veel gevallen uit:

• het uurtarief van de freelancer. 
• een platformtarief per gewerkt uur, als je met Temper werkt om deze freelancers snel te vinden.

Als je met een freelancer werkt, ben je als opdrachtgever niet verantwoordelijk voor verplichte overige personeelskosten, secundaire arbeidsvoorwaarden of indirecte kosten. Deze worden namelijk door de freelancer zelf gedragen. Dit verklaart waarom het uurtarief van freelancers vaak hoger ligt dan dat van eigen personeel of uitzendkrachten. Toch vallen de totale kosten van een freelancer vaak lager uit. Laat je dus niet misleiden door alleen naar het uurtarief te kijken.

Als je gebruik maakt van Temper, een platform voor flexibel werk, schakel je eenvoudig en snel freelance professionals in voor de sectoren horeca, retail en logistiek. Deze freelancers zijn via het platform collectief beschermd en gedekt voor aansprakelijkheid, ongevallen en ziekteverzuim. De kosten zijn transparant en beginnen bij €18,90 per uur. ‍

Een berekening hiervan is dus:
€ 19,00 + €3,90 = € 22,90 per uur. ‍

Wil je hier meer over weten? Lees hier verder wat de kosten zijn van het inhuren van een freelancer.

Jouw personeelskosten verlagen en optimaliseren

Het verlagen van personeelskosten betekent niet dat je moet inleveren op kwaliteit of arbeidsomstandigheden. Het draait om slimme keuzes en een optimale balans tussen vast en flexibele krachten. Door strategisch te kijken naar je workforce, kun je efficiënter werken en kosten besparen.

De juiste balans tussen vast en flexibel personeel

Een vaste kern van medewerkers biedt stabiliteit, maar kan onnodige kosten geven bij piek- en daluren. Met flexibele krachten, stem je de bezetting beter af op de werkdruk waardoor je al kosten bespaart. 

Platforms zoals Temper maken het mogelijk om snel en eenvoudig extra mensen in te zetten, bijvoorbeeld tijdens piekmomenten. Aangezien mensen via Temper werken als zelfstandigen en bewust kiezen voor de flexibiliteit die het platform hen biedt- heb je als opdrachtgever enkel rekening te houden met het uurtarief van de freelancer en het platformtarief, meer niet. 

Belangrijk om te weten: alle freelancers die werken via Temper zijn collectief beschermd en gedekt voor aansprakelijkheid, ongevallen en ziekteverzuim. 

Door strategisch te schakelen tussen vast en flexibel personeel en kostenbewust te werken, kun je personeelskosten verlagen zonder concessies te doen aan kwaliteit of continuïteit. Lees hier meer over Temper of boek meteen een demo.