Overige personeelskosten: een overzicht van alle bijkomende kosten van personeel

Inzicht in jouw personeelskosten is essentieel om grip te houden op je financiën, te besparen of efficiënter te werken waar mogelijk. Een onderdeel van deze personeelskosten die minder direct zichtbaar zijn, zijn de ‘overige personeelskosten’.

Overige personeelskosten kunnen voor het eigen personeel flink oplopen en vormen een aanzienlijk deel van de totale personeelskosten. Je kan hierbij denken aan opleidingskosten, reiskostenvergoeding of verzuimkosten. Hieronder geven we je een overzicht van deze verschillende bijkomende kosten, laten we zien hoe je ze berekent en delen we tips om ze te verlagen door het integreren van een flexibele laag in personeelsplanning. 

‍

Wat zijn overige personeelskosten

Personeelskosten bestaan uit de verschillende elementen die bij elkaar opgeteld laten zien wat jouw personeelsbestand daadwerkelijk kost. De opbouw van de kosten is afhankelijk van het type werker of contract. Overige personeelskosten zijn vooral van toepassing voor personeel in dienst en gelden er andere omstandigheden voor uitzendkrachten of freelancers, die we later zullen toelichten. 

Verplichte overige personeelskosten: personeel in loondienst

Binnen deze overige personeelskosten, zijn een aantal kostenposten die verplicht zijn gesteld bij de wet. Veelvoorkomende verplichte kosten zijn: De overige personeelskosten van eigen personeel bestaan uit verplichte kosten als: 

• Vakantiegeld – minimaal 8% van het bruto jaarsalaris;
• Sociale verzekeringsbijdragen – dit zijn premies die je als werkgever verplicht betaald voor iemand op de loonlijst, zoals WW-premie en AOW-premie; 
• Loondoorbetaling bij ziekte – minimaal 70% van het laatst verdiende loon gedurende 2 jaar;
• Pensioenpremies – afhankelijk van de cao waar jouw bedrijf onder valt. 

Maar welke overige kosten heb je naast de verplichte kosten nog meer? We delen deze kosten voor het gemak op in twee soorten: bijkomende kosten en verborgen kosten. 

Hieronder bespreken we beide soorten en geven we je tips om te besparen op jouw overige personeelskosten.

Bijkomende kosten: personeel in loondienst

De bijkomende kosten zijn overige kosten die je hoe dan ook hebt als je personeel aanneemt. Denk aan:

• Wervingskosten: Vacatures plaatsen, banenbeurzen bezoeken, samenwerken met recruiters en de tijd die nodig is voor sollicitatieprocedures en het opnieuw werven bij mismatch.
• Administratieve kosten bij onboarding: Achtergrondcontroles, papierwerk, payroll-opzet en aanmelden voor secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals bonussen, een auto van de zaak of een reiskostenvergoeding. 
• Opleidingskosten: Het inwerken en bijscholen van nieuwe medewerkers, en nieuwe trainingen en cursussen.
• Doorlopende personeelskosten: Jaarlijkse bonussen, cadeaus, werkkleding, licenties, evenementen en bedrijfsuitjes.
• Bijscholing en training: Regelmatige investeringen in kennis en vaardigheden om up-to-date te blijven.
• Administratieve overhead: Kosten voor het verwerken van loonbelasting, pensioenbijdragen en secundaire voorwaarden.

Deze bijkomende kosten zie je niet direct terug op het salarisstrookje, maar vormen uiteindelijk een groot deel van de totale kosten voor eigen personeel, en zijn een belangrijk onderdeel om op in te zoomen als je bijvoorbeeld kosten wil besparen. 

Verborgen kosten: personeel in loondienst

Indirecte, verborgen kosten zijn de kosten die je niet direct ziet en waar je gelukkig ook niet altijd mee te maken krijgt. Toch is het belangrijk dat je er wel rekening mee houdt bij het aannemen van eigen personeel. Indirecte, verborgen kosten zijn onder andere:

• Verzuimkosten: Wordt jouw personeelslid langdurig ziek, dan betaal je het loon tot wel twee jaar door. Daarnaast maak je extra kosten om de zieke werknemer te vervangen.
• Ontslagkosten: Je gaat er natuurlijk niet vanuit, maar mocht het voorkomen dat je een werknemer moet ontslaan, dan betaal je een transitievergoeding. Deze betaal je bij ontslag, het niet-verlengen van een contract of zelfs bij vrijwillig ontslag van een werknemer.
• Compliance en wetgeving: Het naleven van arbeidswetten en continue veranderende regels van de arbeidsmarkt kost tijd en geld voor de HR-afdeling, bijvoorbeeld om hier expertise voor in te huren, of vanwege boetes of juridische stappen bij niet-naleving. 

Al deze kostenposten dragen bij aan de totale personeelskosten en laten zien dat er meer komt kijken bij het aannemen van personeel dan alleen het uitbetalen van een salaris.

Hoe kun je besparen op overige personeelskosten

Bijkomende en verborgen personeelskosten kunnen oplopen en een flinke hap nemen uit je budget. Gelukkig kun je deze kosten verminderen door strategisch naar je personeelsplanning te kijken en een flexibele laag te integreren.

Flexibel personeelsbeleid

In plaats van enkel te vertrouwen op vaste medewerkers, is het verstandig om ook flexibiliteit in te bouwen in jouw personeelsbestand. Zo kun je, wanneer dit nodig is, opschalen met freelancers of flexwerkers en hiermee schommelingen in drukte, piekperiodes of seizoensgebonden activiteiten opvangen. Doordat je geen vaste contracten aangaat met deze groep maak je enkel kosten wanneer dit nodig is en elimineer je dus veel bijkomende of verborgen personeelskosten. 

De kosten die je maakt voor de inhuur van freelancers kunnen ook worden toegeschreven aan de post ‘overige personeelskosten’ (CBS). 

Flexibele schil via Temper 

Via het digitale prikbord Temper vind je snel en eenvoudig gekwalificeerde freelancers die perfect passen bij jouw team en processen. Zo combineer je de voordelen van flexibiliteit van freelancers met kwaliteit en betrouwbaarheid. Plaats eenvoudig je shift en kies zelf uit gekwalificeerde professionals. En de kosten? Je betaalt alleen per gewerkt uur, meer niet. Je bent dus niet gebonden aan vaste uren, maar schakelt betrouwbare en gemotiveerde freelance professionals in wanneer jij ze nodig hebt. 

Maak gebruik van je flexpool: Tevreden over een freelance professional? Nodig deze uit voor jouw flexpool. Zodra je een shift opent, krijgen deze freelancers als eerste toegang.

Conclusie

Personeelskosten bestaan uit veel meer dan alleen salarissen. Naast het brutosalaris spelen overige personeelskosten een grote rol, maar deze verschillen per type werker. Voor eigen personeel zijn er naast de verplichte kosten, ook bijkomende en verborgen kosten, zoals onboarding, secundaire arbeidsvoorwaarden, verzuim en ontslag. 

Bij uitzendkrachten betaal je boven op het uurtarief een percentage aan het uitzendbureau – de omrekenfactor.

Werk je samen met freelancers via Temper, dan betaal je het uurtarief en een standaard platform tarief per uur, maar heb je verder geen bijkomende kosten.

Met slim workforcemanagement – en een goede mix tussen vaste medewerkers en flexibele krachten, kun je grip houden op deze kosten. Lees hier meer over Temper en hoe we je kunnen helpen bij een efficiënte personeelsstrategie.